Word-Dokumente in JUNE bearbeiten
Mit der SharePoint Embedded Integration können Sie Word-Dokumente direkt in JUNE erstellen und bearbeiten – mit der vertrauten Microsoft Office-Oberfläche. Mehrere Benutzer können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, und nach Fertigstellung wird das Dokument automatisch als PDF in der Akte archiviert.
SharePoint Embedded ist eine von Microsoft entwickelte Technologie, die es Anwendungen ermöglicht, Microsoft 365 Speicher- und Kollaborationsfunktionen zu integrieren.
Alle Dokumente verbleiben vollständig in Ihrem Microsoft 365 Tenant – JUNE speichert keine Dokumenteninhalte
Die Nutzung wird separat über Azure abgerechnet (nicht auf Ihr SharePoint-Kontingent)
Der Speicherbereich ist vollständig isoliert von Ihrem regulären SharePoint
Vorteile
Vorteil | Beschreibung |
Word-Bearbeitung in JUNE | Word-Dokumente direkt in JUNE erstellen und mit der vertrauten Office-Oberfläche bearbeiten |
Echtzeit-Kollaboration | Mehrere Benutzer können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten |
Automatische Versionierung | Alle Änderungen werden versioniert und können wiederhergestellt werden |
Datenhoheit | Dokumente verbleiben in Ihrem Tenant – JUNE speichert keine Inhalte |
Compliance | Nutzen Sie Microsoft Purview für eDiscovery, DLP und Aufbewahrungsrichtlinien |
Technischer Hintergrund: SharePoint Embedded
SharePoint Embedded erstellt einen separaten Speicherbereich (Container) in Ihrem Microsoft 365 Tenant. Diese Container sind:
Vollständig isoliert von Ihrem regulären SharePoint
Nur über JUNE zugänglich
Unterliegen automatisch Ihren Microsoft 365 Compliance-Richtlinien
Hinweis zur Abrechnung: Die Nutzung von SharePoint Embedded wird über Ihre Azure Subscription abgerechnet (Pay-as-you-go). Die Kosten basieren auf Speicherplatz und API-Aufrufen. Details finden Sie in der Microsoft Billing-Dokumentation.
Voraussetzungen
Bevor Sie die Integration einrichten können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Microsoft 365 & Azure Anforderungen
Aktive Microsoft 365 Subscription mit SharePoint
Azure Subscription in Ihrem Tenant (Einrichtungsanleitung)
Resource Group in Ihrer Azure Subscription
SharePoint aktiviert in Ihrem Microsoft 365 Tenant
Erforderliche Microsoft-Berechtigungen
Der Administrator, der die Einrichtung durchführt, benötigt eine der folgenden Microsoft Entra-Rollen:
Rolle | Beschreibung |
Privileged Role Administrator | Empfohlen für die Einrichtung |
Global Administrator | Alternative mit umfassenderen Rechten |
Wichtig: Die Rollen Cloud Application Administrator, SharePoint Administrator und SharePoint Embedded Administrator sind für den Admin Consent nicht ausreichend.
Erforderliche JUNE-Berechtigungen
Zusätzlich zu den Microsoft-Rollen benötigt der JUNE-Benutzer die folgenden Berechtigungen, die über die Rollenverwaltung vergeben werden:
Berechtigung | Beschreibung |
ADMIN_INTEGRATION_READ | Zugriff auf die Seite Integrationen im Administrationsbereich |
ADMIN_APPS_READ | Anzeige des Apps-Tabs auf der Integrationsseite |
ADMIN_APPS_EDIT | Konfiguration und Aktivierung von Apps (z. B. SharePoint) |
Hinweis: Ohne die Berechtigung ADMIN_INTEGRATION_READ ist der Menüpunkt Integrationen nicht sichtbar. Ohne ADMIN_APPS_READ wird der Apps-Tab nicht angezeigt.
Die Berechtigungen können unter Profil & Administration → Benutzerverwaltung → Rollen konfiguriert werden.
Tenant ID finden
Die Tenant ID finden Sie im Azure Portal:
Öffnen Sie das Azure Portal
Navigieren Sie zu Microsoft Entra ID (früher Azure Active Directory)
Klicken Sie auf Übersicht
Die Tenant ID (Verzeichnis-ID) wird unter den Grundlegenden Informationen angezeigt
Einrichtung Schritt für Schritt
Die Einrichtung erfolgt über einen 3-Schritte-Assistenten in einem Dialog: Tenant ID eingeben, Admin Consents erteilen und Aktivierung.
Schritt 1: Integration öffnen
Melden Sie sich in JUNE an
Klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts und wählen Sie Profil & Administration
Klicken Sie in der Sidebar auf Integrationen
Wählen Sie den Tab Apps
Klicken Sie auf Verbinden bei der SharePoint-Karte
Schritt 2: Tenant ID eingeben
Es öffnet sich ein Dialog mit einem 3-Schritte-Assistenten. In Schritt 1 – Tenant ID:
Geben Sie Ihre Microsoft 365 Tenant ID ein
Klicken Sie auf Speichern
Nach dem Speichern wird Schritt 1 mit einem grünen Häkchen als abgeschlossen markiert und der Assistent wechselt automatisch zu Schritt 2.
Tipp: Die Tenant ID finden Sie im Azure Portal unter Microsoft Entra ID → Übersicht.
Schritt 3: Admin Consent für Connection App
Im Assistenten wechselt die Ansicht zu Schritt 2 – Admin Consents. Hier müssen zwei Consents erteilt werden:
Klicken Sie auf Admin Consent im Bereich "Connection App"
Es öffnet sich ein Microsoft-Anmeldefenster
Melden Sie sich mit einem Administrator-Konto an (Privileged Role Administrator oder Global Administrator)
Prüfen Sie die angeforderten Berechtigungen
Klicken Sie auf Akzeptieren
Nach dem Consent wird der Status „1 von 2 Consents erteilt“ angezeigt.
Was passiert hier?
Sie autorisieren JUNE, eine Enterprise Application in Ihrem Microsoft 365 Tenant zu erstellen. Diese ermöglicht die Kommunikation zwischen JUNE und SharePoint.
Alternative: Falls Sie selbst kein Administrator sind, können Sie über das Kopieren-Icon neben der Consent-URL den Link in die Zwischenablage kopieren und an einen Administrator weiterleiten.
Schritt 4: Admin Consent für Container Type
Klicken Sie auf Admin Consent im Bereich "Container Type"
Durchlaufen Sie erneut den Microsoft-Anmeldeprozess
Akzeptieren Sie die angeforderten Berechtigungen
Nach dem zweiten Consent wird der Status „2 von 2 Consents erteilt“ angezeigt und der Assistent wechselt automatisch zu Schritt 3.
Was passiert hier?
Sie autorisieren die Erstellung eines Container-Typs, der definiert, wie JUNE Dokumente in Ihrem Tenant speichern darf.
Schritt 5: Integration aktivieren
Im Assistenten zeigt Schritt 3 – Einrichtung zunächst einen Hinweis:
SharePoint Embedded wird eingerichtet
Die Admin-Consents wurden erteilt. Die Einrichtung kann bis zu einer Stunde dauern. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald die Einrichtung abgeschlossen ist.
Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist (Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung):
Öffnen Sie den Setup-Dialog erneut
In Schritt 3 wird die Meldung angezeigt: „Die Einrichtung ist abgeschlossen. Sie können SharePoint Embedded jetzt aktivieren.“
Die Aktivieren-Schaltfläche ist nun freigeschaltet
Klicken Sie auf Aktivieren
Der Status wechselt zu „Aktiviert“
Dialog-Bedienung
Schliessen: Klicken Sie auf Schliessen oder das X-Symbol, um den Dialog zu schliessen. Der Fortschritt wird gespeichert.
Status Neu Laden: Klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol im Dialog-Footer, um den aktuellen Status abzufragen.
Nach der Einrichtung
Status überprüfen
Nutzen Sie Status Neu Laden im Setup-Dialog, um den aktuellen Status abzufragen
Nach erfolgreicher Einrichtung zeigt der Dialog den Status "Verbunden" an
Mit Microsoft Word aus JUNE arbeiten
Nach erfolgreicher Einrichtung können Sie in JUNE:
Neue Dokumente erstellen
Navigieren Sie zu einer Akte
Klicken Sie auf den Plus-Button in der Story
Wählen Sie Schreiben erstellen
Wählen Sie das DOCX-Format (Word)
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Erstellen
Das Word-Dokument wird automatisch angelegt
Es erscheint die Bestätigung: „Das Schreiben wurde erfolgreich im Sharepoint abgelegt.“
Die Word-Vorschau öffnet sich direkt in JUNE
Dokumente bearbeiten
Klicken Sie auf das Dokument in der Story
Das Word-Dokument öffnet sich in Microsoft Word Online in einem neuen Tab
Änderungen werden automatisch gespeichert
Mehrere Benutzer können gleichzeitig bearbeiten
Dokumente abschließen
Nach Fertigstellung klicken Sie auf Bearbeitung abschliessen
Bestätigen Sie im Dialog mit Ja. Das Word-Dokument wird automatisch in ein
PDF umgewandelt und in der JUNE Akte abgelegt.
Häufige Fragen
Welche Microsoft-Lizenzen werden benötigt?
Für die Dokumenten-Kollaboration ist keine Microsoft Office-Lizenz erforderlich. Die Benutzer müssen lediglich in Ihrem Microsoft Entra ID als Mitglieder oder Gäste vorhanden sein.
Wer kann die Integration einrichten?
Für die Einrichtung werden zwei Arten von Berechtigungen benötigt:
In JUNE: Der Benutzer benötigt die Berechtigungen ADMIN_INTEGRATION_READ, ADMIN_APPS_READ und ADMIN_APPS_EDIT (siehe Abschnitt „Erforderliche JUNE-Berechtigungen“).
In Microsoft 365: Der Benutzer benötigt die Rolle Privileged Role Administrator oder Global Administrator für die Admin Consent-Schritte. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft Entra-Dokumentation.
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
Alle Dokumente verbleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant in einem dedizierten SharePoint Embedded Container. JUNE hat nur über die von Ihnen autorisierten Schnittstellen Zugriff.
Was passiert mit bestehenden Dokumenten?
Bestehende Dokumente, die vor der SharePoint-Aktivierung erstellt wurden, sind von der Integration nicht betroffen. Sie bleiben im bisherigen Speicher und können weiterhin wie gewohnt eingesehen werden.
Was kostet SharePoint Embedded?
SharePoint Embedded wird von Microsoft über Ihre Azure Subscription abgerechnet:
Kosten basieren auf genutztem Speicherplatz und API-Aufrufen
Pay-as-you-go Modell (keine festen Lizenzkosten)
Nicht auf Ihr reguläres SharePoint-Speicherkontingent angerechnet
Details finden Sie unter SharePoint Embedded Billing.
Kann ich die Integration wieder trennen?
Ja, die Integration kann jederzeit deaktiviert werden. Kontaktieren Sie hierzu bitte den JUNE Support.
Fehlerbehebung
Admin Consent funktioniert nicht
Problem: Der Admin Consent wird nicht akzeptiert oder schlägt fehl.
Lösung:
Stellen Sie sicher, dass Sie mit einem Konto mit ausreichenden Berechtigungen angemeldet sind (Privileged Role Administrator oder Global Administrator)
Deaktivieren Sie Popup-Blocker für das Microsoft-Anmeldefenster
Prüfen Sie, ob Ihre Organisation Admin Consent Workflows eingeschränkt hat
"Admin Consent fehlt" Fehlermeldung
Problem: Die Integration zeigt an, dass der Admin Consent fehlt, obwohl er erteilt wurde.
Lösung:
Klicken Sie auf Status Neu Laden
Warten Sie einige Minuten und versuchen Sie es erneut
Falls das Problem bestehen bleibt, führen Sie den Consent erneut durch
Integration zeigt nicht "Verbunden"
Problem: Nach der Aktivierung zeigt der Status nicht "Verbunden".
Lösung:
Warten Sie bis zu 60 Minuten nach der Aktivierung
Prüfen Sie Ihren E-Mail-Posteingang auf die Benachrichtigung
Nutzen Sie Status Neu Laden zur Aktualisierung
Dokumente können nicht erstellt werden
Problem: Die Dokumentenerstellung in SharePoint schlägt fehl.
Mögliche Ursachen:
Die Integration ist noch nicht vollständig eingerichtet (warten Sie auf E-Mail-Bestätigung)
Der Benutzer ist nicht in Ihrem Microsoft Entra ID vorhanden
Die Azure Subscription ist nicht aktiv oder hat keine gültige Zahlungsmethode
Weiterführende Informationen
Microsoft Dokumentation:
Bei Fragen zur SharePoint Embedded Integration kontaktieren Sie bitte den JUNE Support.